Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens Arkeon Relay verwerkt, met welke doelen, op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Laatst bijgewerkt: [DATUM_LAATSTE_WIJZIGING]
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die op deze pagina worden beschreven is:
Deze verklaring geldt voor vier categorieën betrokkenen. Per categorie verschilt wat we verwerken en op welke grondslag. Zie artikel 4.
Persoonsgegevens die via Relay worden verwerkt als onderdeel van een opdracht voor een klant, vallen niet onder deze privacyverklaring. Voor die verwerkingen treedt Arkeon Relay op als verwerker en is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst die standaard onderdeel is van het contract tussen Arkeon Relay en de opdrachtgever. Technische en organisatorische maatregelen staan beschreven op de pagina Data & Security.
Voor vragen over deze verklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen met [DPO_NAAM_OF_CONTACT] via [PRIVACY_EMAIL]. Arkeon Relay heeft op dit moment geen verplichting tot aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming; bovenstaand contactpunt is verantwoordelijk voor privacy-vragen en -verzoeken.
Per categorie betrokkene verschillen de gegevens, de doeleinden en de grondslag.
Bij een bezoek aan de website verwerken we: IP-adres (verkort), browsertype, apparaatinformatie, bezochte pagina's, datum en tijd van bezoek, en verwijzende URL. Deze gegevens zijn nodig om de site veilig en beschikbaar te houden, en om inzicht te krijgen in gebruik op geaggregeerd niveau.
Wanneer je contact opneemt of een Fit Call aanvraagt verwerken we: naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam (optioneel), rol (optioneel), inhoud van je bericht, datum van eerste en laatste contact, en eventuele gespreksaantekeningen.
Wanneer je namens een opdrachtgever met Relay werkt verwerken we: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, functie, werkgever, inloggegevens voor de Owner Console, toegangslogs en communicatie over de opdracht.
Zie artikel 3. Voor deze categorie treedt Arkeon Relay op als verwerker. De verwerkingsverantwoordelijke (de opdrachtgever) bepaalt doelen, middelen, grondslag en bewaartermijn, binnen de afspraken van de verwerkersovereenkomst.
Arkeon Relay verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, politieke opvattingen, religie of vakbondslidmaatschap) tenzij dat expliciet is overeengekomen met een opdrachtgever en op basis van passende waarborgen in de verwerkersovereenkomst. Op deze website verwerken we geen bijzondere categorieën.
Onze diensten richten zich op ondernemers, bestuurders en organisaties. Wij verwerken geen persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als je denkt dat we desondanks gegevens van een minderjarige hebben ontvangen, neem dan contact op via [PRIVACY_EMAIL] zodat we die kunnen verwijderen.
Arkeon Relay gebruikt geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG waarbij een beslissing met rechtsgevolgen of aanmerkelijke gevolgen voor een betrokkene zonder menselijke tussenkomst wordt genomen.
Relay gebruikt AI voor signaal, synthese en voorspelling. AI neemt geen autonome beslissingen op geld, reputatie of risico. De eigenaar of daartoe aangewezen bestuurder houdt het mandaat over elk besluit met materiële gevolgen. Elk advies of signaal is herleidbaar tot de data en het beslispad dat eronder ligt.
Voor doelgroepgerichte marketing of profilering van individuele personen wordt AI niet ingezet.
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de in deze verklaring genoemde doelen, of wanneer een wettelijke verplichting dat vereist. Ontvangers kunnen zijn:
We verkopen geen persoonsgegevens. We delen geen persoonsgegevens voor advertenties of commerciële doeleinden van derden.
De lijst met subprocessors die we inschakelen in het kader van de dienstverlening staat op Data & Security. Bij wijzigingen in de subprocessors worden opdrachtgevers vooraf geïnformeerd, met de mogelijkheid om bezwaar te maken.
Onze voorkeur is verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In sommige gevallen werken we met AI-leveranciers waarvan de moederonderneming in de Verenigde Staten is gevestigd, zoals Anthropic en OpenAI. Voor doorgiften naar de Verenigde Staten gelden:
Voor opdrachtgevers met strikte datavereisten is lokale AI-inference beschikbaar, waarbij gegevens op eigen of afgeschermde infrastructuur binnen de EER blijven.
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn dat vereist.
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Server- en toegangslogs | Maximaal 90 dagen |
| Prospectgegevens (Fit Call, contact) | Tot 24 maanden na laatste zinvolle contact |
| Contactpersonen opdrachtgevers | Duur overeenkomst + 2 jaar |
| Administratieve en fiscale gegevens | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Doorstromende data | Zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst |
Arkeon Relay neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. De belangrijkste maatregelen zijn: versleuteling in transit en at rest, toegang op basis van need-to-know met verplichte multi-factor authenticatie, scheiding tussen productie- en ontwikkelomgevingen, monitoring en logging, periodieke reviews en een incident-procedure.
Een uitgebreide beschrijving staat op Data & Security.
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over jou verwerken:
Stuur je verzoek naar [PRIVACY_EMAIL]. We kunnen je vragen om passende identificatie voordat we een verzoek uitvoeren, om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt. Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van je verzoek. Bij complexiteit kan deze termijn met nog eens 60 dagen worden verlengd, waarbij we je daarover informeren.
Heb je een klacht over onze verwerking van jouw persoonsgegevens? Bespreek deze bij voorkeur eerst met ons, dan zoeken we samen naar een oplossing. Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Voor informatie over cookies en vergelijkbare opslag op deze website, zie onze cookieverklaring.
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, tooling of wetgeving daarom vraagt. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we betrokkenen actief wanneer dat mogelijk en proportioneel is.
Vragen over deze verklaring? Mail [PRIVACY_EMAIL] of [CONTACT_EMAIL].
Arkeon Relay: [BEDRIJFSNAAM], [RECHTSVORM], KvK [KVK_NUMMER], [VESTIGINGSADRES].